В современном деловом мире письма остаются одним из важнейших средств общения. Правильно написанное письмо деловому партнеру или какому-либо официальному лицу – это значительный шаг на пути к успеху. И наоборот, плохо составленное письмо может подорвать вашу деловую репутацию.

В то время как в частной, неофициальной переписке письма отражают индивидуальность автора, будучи неограниченными стилем, манерой изложения мыслей и т.д., то язык деловой корреспонденции должен быть официален, тактичен, четок и краток.

В структуре делового письма различают следующие части:

• заголовок, содержащий название и адрес организации, отправляющей письмо, либо только адрес отправителя, являющегося частным лицом. Иногда в этой части письма указываются номера телефонов;

• название/имя и адрес получателя письма (внутренний адрес);

• дата написания письма;

• вступительное обращение;

• текст письма (основная часть);

• заключительная формула вежливости;

• подпись;

• указание на приложения (если к письму прилагаются какие-либо документы). Обозначается – «Enclosure» (сокращенно «Enc»). В скобках дополнительно может быть указано количество экземпляров.
   

Существует три основных варианта расположения частей письма.

1. Все строки, включая адреса, дату и подпись, начинаются на одном уровне с левой стороны страницы:

2а. Заголовок располагается посередине страницы. Дата письма заключительная фраза и подпись сдвигаются вправо:

2b. Заголовок сдвигается вправо.

Дата пишется справа на одном уровне с последней строкой внутреннего адреса.

3. В основной части письма каждый параграф начинается с красной строки. Заключительная фраза и подпись сдвигаются вправо.

Не забудьте, что при любом способе расположения частей письма с левой стороны страницы необходимо оставить поля шириной не менее двух сантиметров.

Поскольку в деловых письмах, по возможности, следует избегать переноса слов, то с правой стороны страницы строки текста могут заканчиваться на разном расстоянии от края листа.

Обратите особое внимание на пунктуацию делового письма.

В названиях организаций, фирм, должностей каждое слово пишется с заглавной буквы. Например:

Ferranti Management Consulting Associates;

Roberst Import Company;

Special Projects Office;

Human Resources Director.

В конце сокращенных слов ставится точка: Mr., Mrs., Co., Ltd., Calif., Jr., Enc., Dept., и т.д. Если слово сокращено до первой и последней буквы, то точка необязательна. Например:

Dr (Doctor)

Mr (Mister)

Ltd (Limited)

При написании адреса в конце каждой строки запятая обычно не ставится. Но запятая необходима для разделения написанных на одной строке названий города, района, штата, графства, страны и т.п.:

Exeter, Devon, England EX1 2LU

Chicago, Illinois 60611

Между номером дома и названием улицы (проспекта и т.п.) запятая часто не ставится:

12 City New Road

Номер квартиры ставится после названия улицы и отделяется запятой:

110 Stachek Pr., 216

Существуют следующие варианты написания даты письма:

12th September, 2001

12th Sept., 2001

12 September 2001

12 Sept. 2001

September 12, 2001

После приветствий Dear Sir, Dear Sir or Madam, Gentlemen, Dear Mr. Thrilling и т.д. ставится запятая (британский вариант) либо двоеточие (американский вариант). Иногда обращение вообще не отделяется никакими знаками препинания. Но запомните, что, в отличие от русского языка, после обращения восклицательный знак не ставится.

Заключительные формулы типа Yours faithfully, Sincerely yours и др. обычно отделяются запятой от следующей за ними подписи. Строки подписи запятыми не отделяются:

Sincerely yours,

Joseph Pace

Meeting Planner
 

О других правилах расстановки знаков препинания читайте в статье “Английская пунктуация”.

При составлении письма точно зная имя человека, которому оно адресовано, используйте обращение по имени типа Dear Ms.Watson и залкючительную формулу Yours sincerely/Cordially yours.

В случае, когда имя адресата вам неизвестно (например, вы знаете только его должность), употребляются обращения типа Dear Sir or Madam, Dear Sir(s), Dear Madam(es), Gentelemen и заключительная формула Yours faithfully/Truly yours.

Фраза “Best wishes” в качестве заключительного приветствия в деловых письмах не употребляется, т.к. носит неофициальный характер.

При составлении делового письма употребляются только полные формы модальных и вспомогательных глаголов и глагола “to be”. Сокращенные формы типа I’m, I’d, they’re, you’ve, can’t и т.д. не допускаются.

Деловые письма пишутся обычно на одной стороне листа. Если письмо не помещается на одной странице, то заполняется только лицевая сторона всех дополнительных листов. В этом случае на дополнительных листах рекомендуется проставлять номера страниц (на первой дополнительной странице ставится номер 2 и далее по порядку). В нижнем правом углу каждой страницы, включая первую, но кроме последней, пишется слово “Continued” (сокращенно “Contd.”) – «продолжение следует».

Желаем успеха!